Как настроить сервис 1С:Кабинет сотрудника

Настройка ролей и исполнителей задач

После первичного подключения сервиса 1С:Кабинет сотрудника можно провести некоторые настройки для дальнейшей работы.

Перейдя по ссылке «Настроить правила обработки заявок сотрудников», можно настроить правила обработки заявок. По умолчанию для каждого вида заявки исполнителем назначается сотрудник, ответственный за сервис 1С:Кабинет сотрудника. Именно для него в разделе Мои задачи будут отображаться поступающие запросы.

Для каждого вида заявки можно назначить исполнителя. Для этого выделите нужную задачу и нажмите на «…».

Рисунок 1 - Настройка правил обработки заявок

В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить» и выберите пользователей, которые будут отвечать за данный вид заявки. Нажмите «Записать и закрыть».

Рисунок 2 - Добавление исполнителя

Просматривать новые заявки от сотрудников можно в разделе Главное - Мои задачи. Новые задачи отображаются у всех пользователей, прописанных в настройке исполнителей для данного вида, и подсвечены жирным шрифтом. Исполнитель может открыть задачу и нажать на кнопку «Принять к исполнению», после этого задача перестанет отображаться у других исполнителей. По кнопке «Отменить принятие к исполнению» можно вернуть отображение задачи для всех исполнителей.

Рисунок 3 - Окно "Мои задачи"

Рисунок 4 - Принятие к исполнению и отмена принятия

Исключения из правил публикации

Публикация сотрудников в сервисе происходит по подразделениям: установив соответствующую галку в разделе Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Изменить настройку публикации, ответственный сотрудник публикует всех сотрудников данного подразделения (это не значит, что по ним всем создаются кабинеты, создание кабинетов происходит отдельно из Личного кабинета ответственного сотрудника). Публикуются только сотрудники, уже принятые на работу. Это значит, что создать Кабинет, например, для соискателя нельзя.

Ответственный сотрудник может настроить исключения из правил публикации в разделе Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Исключения из правил публикации.

Чтобы убрать для сотрудника возможность публикации и создания Кабинета, можно перейти в раздел Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Исключения из правил публикации и нажать кнопку «Создать» (в этом разделе автоматически добавлено исключение по сотруднику, ответственному за сервис). В открывшемся окне выбираем сотрудника, для которого нужно добавить исключение, и действия для него. Нажимаем «Записать и закрыть».

Рисунок 5 - Создание исключения публикации

После этого в разделе Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Настройки правил публикации кабинетов при нажатии на кнопку «Публикуемые кабинеты сотрудников» сотрудник, для которого назначено исключение, отображаться не будет.

 

Настройка маршрута подписания

Если нужно, чтобы созданный документ КЭДО был подписан несколькими сотрудниками (например, директором и бухгалтером), имеющими УКЭП, то можно указать их при отправке документа. В сервисе можно использовать как подпись организации, так и подпись, выданную физическому лицу.

Для указания маршрута подписания необходимо перейти в печатную форму документа, подготовленного к отправке, выбрать Ещё – Настроить и подписать. В появившемся окне выбрать пользователей, чья подпись будет ожидаться на документе.

Рисунок 6 - Настройка маршрута подписания

Подписи этих сотрудников должны быть добавлены в базу 1С в разделе Настройки электронной подписи и шифрования. Галка «Собственная подпись» будет требовать подпись организации.

Пример 1. На документе требуется только подпись организации (которой может воспользоваться исполнитель задачи). Исполнитель задачи переходит в печатную форму документа и для передачи его в Кабинет сотрудника нажимает кнопку «Передать в 1С: Кабинет сотрудника». Документ отправляется в Кабинет.

Рисунок 7 - Подписание документа ЭЦП организации

Пример 2. На документе требуется подпись организации (которой исполнитель задачи НЕ может воспользоваться – в настройках подписи для использования указан другой сотрудник, например, Главный бухгалтер). Исполнитель задачи переходит в печатную форму документа и для передачи его в Кабинет сотрудника нажимает кнопку «Передать в 1С: Кабинет сотрудника». На печатной форме документа появляется предупреждение «Требуется подпись (Имя пользователя, которому доступно использование подписи)». Этот сотрудник должен зайти в 1С под своим пользователем, найти документ в разделе Документы кадрового ЭДО и подписать его. После этого документ автоматически отправится в Кабинет сотрудника.

Рисунок 8 - Требование подписи на документе

Пример 3. На документе требуется подпись организации (которой исполнитель задачи может воспользоваться), но кроме того с документом должен ознакомиться директор. В этом случае исполнитель подготавливает документ, переходит в его печатную форму и выбирает Еще – Настроить и подписать. В открывшемся окне необходимо проставить галку «Руководитель» - документ будет требовать подпись от пользователя Руководитель. Если в базе для подразделений не указаны руководители, то по кнопке «Добавить» можно вручную указать требование подписи конкретного сотрудника, в том числе и директора. Если помимо этого указать галку «Собственная подпись», то документ также потребует подпись исполнителя задачи (подпись организации, которой исполнитель может воспользоваться); если снять галку «Собственная подпись», то документ будет требовать только подпись Руководителя. Далее Руководитель должен зайти в 1С, найти документ в разделе Документы кадрового ЭДО и подписать его. После этого документ автоматически уйдет в Кабинет сотрудника.

Пример 4. На документе требуется подпись исполнителя (для которого выпущена подпись физического лица). В этом случае имеется ввиду УКЭП, прописанная в 1С, а не УНЭП исполнителя, которой он пользуется для подписания документов в Кабинете сотрудника. Для подписания документа необходимо перейти в его печатную форму, нажать «Передать в 1С: Кабинет сотрудника». Если в базе 1С добавлены несколько подписей, исполнителю будет предложено выбрать нужную.

Рисунок 9 - Выбор ЭЦП для подписания

Если программа запомнила порядок подписания, но после возникла необходимость этот порядок изменить, то необходимо перейти в Главное- Персональные настройки и нажать на ссылку «Очистить настройки подписания ЭЦП».

Рисунок 10 - Очистка настроек подписания

Настройка уведомлений

Ответственный за сервис может изменить общие настройки получения уведомлений в своем Личном кабинете в разделе Администрирование – Настройки. В разделе «Рассылка уведомлений» можно установить единое для всех сотрудников время получения уведомлений или включить отложенную отправку уведомлений.

В разделе «Полученные документы» можно включить напоминание сотрудникам о непрочитанных документах и отображение у Руководителей сотрудников, которые получили какие-то документы, но не ознакомились с ними.

Рисунок 11 - Настройка в Кабинете ответственного за сервис

Рисунок 12 - Раздел Руководителю, с отображением сотрудника, который не ознакомился с документом

 

Каждый пользователь в своем Личном кабинете может настроить для себя способы связи, уведомления и заместителей. Для этого необходимо перейти в раздел «Настройки» в правом нижнем углу страницы.

В открывшемся окне можно выбрать один из предложенных способов связи (звонок на мобильный, sms, e-mail, Skype), один из способов уведомления (push-уведомление, sms, e-mail) или отключить уведомления, а также настроить время их получения. Здесь же можно выбрать режим приватности приложения (с отображением денежных сумм или без) и отображение личной контактной информации.

 

Настройка учета времени

Ответственный за сервис может добавить раздел Учет времени в кабинеты сотрудников, позволяющий сотрудникам устанавливать свое рабочее время. Для этого в кабинете ответственного за сервис необходимо установить соответствующую галку в разделе Администрирование – Настройки – Учет времени.

После обновления странички в кабинетах сотрудников (в том числе и в кабинете ответственного за сервис) появится новый раздел Учет времени. Для того, чтобы начать учет времени, необходимо нажать «Старт».

Рисунок 13 - Включение галки учета времени

Рисунок 14 - Отображение раздела Учет времени

Теперь в разделе Учет времени можно посмотреть информацию по сотрудникам подразделения: кто присутствует, а кого нет на месте, кроме того сотрудник может найти в списке себя и настроить свой рабочий день.

Рисунок 15 - Настройка рабочего дня

В разделе Главное в блоке Учет времени теперь можно отслеживать отработанные часы, ставить работу на паузу - так коллеги по подразделению увидят, что сотрудника нет на месте (например, он ушел на обед), - или заканчивать рабочий день. 

Рисунок 16 - Учет рабочего времени

Рисунок 17 - Отображение информации для коллег

 

Формирование заявления на отпуск

Рассмотрим полностью процесс отправки заявления на отпуск. Для этого сотрудник в своем личном кабинете должен перейти в раздел «Отпуск». В этом разделе можно посмотреть информацию о доступных днях отпуска, воспользоваться калькулятором отпуска, запросить подробную информацию о правах на отпуск и непосредственно подать заявление на оплачиваемый отпуск или отпуск за свой счет.

Рисунок 18 - Блок "Отпуск"

Сформируем, например, заявление на отпуск за свой счет. В открывшейся форме необходимо заполнить данные: дату отпуска, способ связи (звонок на мобильный, sms, e-mail, Skype), заместителя (если необходимо) и обоснование, есть возможность дописать комментарий. Далее нажать на кнопку «Отправить на согласование».

Рисунок 19 - Отправка заявления на отпуск

По умолчанию в сервисе настроено согласование, включающее один шаг: отпуск согласовывает непосредственный руководитель. Однако если в базе 1С для подразделений не указаны руководители, то заявления на отпуск будут попадать непосредственно на подписание исполнителю задачи!

Рисунок 20 - указание руководителя подразделения (Главное - Подразделения)

После обмена с сервисом исполнитель задачи увидит заявку в базе 1С в разделе Главное – Мои задачи. Можно открыть задачу и принять ее к исполнению.

Рисунок 21 - Отображение новой задачи

После этого исполнитель задачи создает документ по задаче: можно или ввести отпуск, или сопоставить уже созданный ранее документ учета.

Рисунок 22 - По кнопке "Ввести отпуск" создается новый документ учета, кнопке "Добавить" можно использовать созданный ранее документ

При создании нового документа учета данные автоматически подтянутся из заявления сотрудника. Необходимо проверить их, провести документ и открыть печатную форму.

Рисунок 23 - Подготовка документа учета

Для передачи документа в личный кабинет сотрудника нажмите кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника». Появится окно с подписанием, введите пароль от электронной подписи и нажмите «Подписать».

Рисунок 24 - Отправка приказа в Кабинет сотрудника

 

В задаче отобразится созданный документ. После отправки его сотруднику задачу можно пометить как выполненную, нажав кнопку «Выполнено».

Рисунок 25 - Закрытие выполненной задачи

В кабинете у сотрудника, подавшего заявление, в разделе Отпуск будет отображаться подготовленное заявление. После подписания со стороны исполнителя, состояние заявления поменяется с Подготовлен на Согласован.

Если в отпуске сотруднику отказано, в задаче необходимо указать причину отказа в поле Комментарий и нажать «Отказано». Задача будет считаться выполненной, а у сотрудника отобразится соответствующее состояние заявления.

Рисунок 26 - Отклонение заявки на отпуск

Теперь рассмотрим вариант, когда в базе 1С указан руководитель подразделения. У руководителя отдела в личном кабинете сотрудника появится дополнительный раздел Руководителю. В этом разделе будут отображаться документы, требующие согласования руководителя.

Рисунок 27 - Блок Руководителю

Снова сформируем заявление на отпуск за свой счет для сотрудника. Но теперь уже соответствующая задача не попадет в базу 1С к исполнителю сразу, сначала она попадет в личный кабинет руководителю.

Рисунок 28 - Отображение документа для согласования

Руководитель должен открыть документ, ознакомиться с ним и нажать «Согласовать» либо «Отклонить», подтвердив действия своей неквалифицированной подписью, созданной в кабинете ранее.

Рисунок 29 - Руководитель может согласовать отпуск или отказать сотруднику

Только после этого задача отобразится в 1С у исполнителя в разделе Главное – Мои задачи, причем в задаче будет указано, что заявление уже согласовано с руководителем.

Рисунок 30 - Задача, пришедшая исполнителю в 1С после согласования руководителем

 

Правила согласования отпуска

Пусть необходимо согласование руководителя отдела и директора организации. Убедитесь, что в базе 1С настроена подчиненность подразделений и указаны руководители!

Рисунок 31 - Иерархия подразделений

Для настройки дополнительного правила согласования в кабинете ответственного сотрудника необходимо перейти в раздел Администрирование – Настройки – Правила согласования и добавить дополнительный шаг по кнопке «Добавить».

В появившемся окне помощника выберите к кому будут применяться новые настройки, сотрудника, чья подпись потребуется дополнительно (это может быть вышестоящий руководитель или, например, конкретный сотрудник) и нажмите «Закончить редактирование» для сохранения изменений.

Рисунок 32 - Настройка согласования отпуска

Теперь при отправке заявления на отпуск оно уйдет на согласование сначала непосредственному руководителю (шаг 1), потом вышестоящему руководителю (шаг 2) и затем на подписание исполнителю в базу 1С. В самой задаче в этом случае отобразится согласование двух человек.

Рисунок 33 - Задача, пришедшая исполнителю после согласования

 

График отпусков

В 1С:Кабинет сотрудника можно организовать сбор планируемых дат отпуска. Для этого необходимо в разделе Кадры – Сбор графиков отпусков выбрать год и нажать «Начать сбор».

Рисунок 34 - Сбор планируемых дат отпусков

 

После этого в кабинетах у сотрудников в разделе Главное в блоке Отпуск появится соответствующее уведомление.

Рисунок 35 - Уведомление в Кабинете у сотрудников

Чтобы указать желаемые даты отпусков, сотруднику нужно перейти в раздел Отпуск – График отпусков, выбрать себя в списке сотрудников и указать периоды отпусков.

Рисунок 36 - Выбор дат отпусков

У себя в кабинете сотрудники смогут видеть даты, выбранные коллегами по подразделению. У Руководителя подразделения есть возможность утвердить даты или отказать.

Рисунок 37 - Согласование отпусков руководителем подразделения

С конечным результатом руководитель подразделения может ознакомиться в разделе Руководителю – График отпусков. Здесь же руководитель может делегировать право сбора графика отпусков и завершить сбор графика.

Рисунок 38 - Завершение сбора графика

Когда графики по всем подразделениям будут утверждены руководителями, ответственный за сервис сможет завершить сбор в 1С. Если какая-либо дата отпуска не утверждена руководителем подразделения, то завершить сбор отпусков нельзя.

Рисунок 39 - Программа предупредит, что не все руководители утвердили отпуска

Функционал позволяет только собрать пожелания сотрудников и утвердить их со стороны руководителя. Сам график отпусков из собранных пожеланий в 1С не формируется.

 

Прием на работу

Если в базе 1С создан документ приема на работу, то его можно отправит в кабинет сотрудника. Для этого нужно перейти в документ учета, нажать кнопку «Печать», выбрать нужный документ – приказ о приеме или трудовой договор, нажать на кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника», подписав документ сертификатом электронной подписи. Аналогично производится отправка других документов, имеющих печатную форму.

Рисунок 40 - Открытие печатной формы документа

Рисунок 41 - Отправка документа в Кабинет сотрудника

 

Отправка произвольного документа

Зачастую появляется необходимость передать сотруднику в Кабинет неформализованный документ. Для этого можно перейти в Кадры – Документы кадрового ЭДО и создать произвольный документ по кнопке «Создать».

Рисунок 42 - Создание произвольного документа

В открывшейся карточке электронного документа можно выбрать файл электронного документа на диске, нажав соответствующую ссылку. Далее нужно проставить галку «Формат документа соответствует требованиям», галку «Требуется подпись организации» (по необходимости) и выбрать сотрудника, которому будет отправлен файл (или нескольких сотрудников, указав флаг «Требуется подпись нескольких сотрудников»). По кнопке «Передать в 1С:Кабинет сотрудника» документ будет отправлен сотруднику.

При таком способе отправки штампы подписей не проставляются на документе.

Рисунок 43 - Отправка произвольного документа

Есть другой вариант – создать документ во встроенном редакторе 1С. Для этого необходимо нажать «Подготовить электронный документ в редакторе», указать название документа и перейти по ссылке «Изменить».

Рисунок 44 - Создание произвольного документа в редакторе 1С

В открывшийся редактор можно вставить текст, отредактировать его и отправить в Кабинет сотрудника.

При этом на таком документе будут проставляться штампы подписей, однако сохранить его как шаблон и использовать при отправке в дальнейшем нельзя.

Рисунок 45 - Вид редактора 1С

Выше были рассмотрены некоторые шаги, позволяющие настроить работу сервиса 1С:Кабинет сотрудника в зависимости от требований организации и пожеланий сотрудников. Настройка производится как непосредственно в приложении Кабинет сотрудника, так и в зарплатно-кадровом приложении. Более подробно был разобран механизм согласования отпусков и блок «Учет времени», скрытый при стандартных настройках. Также был показан вариант стандартной передачи кадровых документов в кабинеты сотрудников и особенности отправки произвольных документов.

Разработчики сервиса активно дорабатывают функционал, добавляют новые возможности, учитывая пожелания пользователей. Оставлять пожелания или обращаться в техническую поддержку с вопросами по работе сервиса можно через почту support@1c-cabinet.ru.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.