Основной функционал разделов «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор» ПО 1С:Управление учебным центром

1С:Управление учебным центром представляет собой комплексное решение задач управления учетными функциями учебных центров любого профиля и направленности. Решение может применяться для автоматизации работы центров корпоративного обучения и дополнительного образования, а также центров повышения квалификации и переподготовки.

Функционал продукта предполагает автоматизацию различных должностей учебного центра: руководитель, менеджер, кассир и других.

В статье будет отражена основная функциональность трёх ключевых разделов программного продукта: «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор».

 

Раздел «Планирование и анализ»

В разделе предоставляется возможность вести каталог программ обучения, тематическое планирование по программам, заниматься маркетингом, управлять ценами на услуги. Также данный раздел позволяет проводить учет затрат и вести аналитику деятельности центра.

Основные задачи раздела:

1. Работа с программами обучения:

• Подготовка и корректирование каталога программ и дисциплин (модулей), по которым будет осуществляться обучение. В данном разделе отражаются услуги, которые оказываются организацией и продаются клиентам;

• Планирование дисциплин по темам.

2. Проведение мероприятий для маркетинга:

• Организация каналов рекламных воздействий;

• Проведение маркетинговых мероприятий;

• Анализ каналов и источников pr-кампании.

3.Ценообразование:

• Установка и анализ цен на предоставляемые услуги;

• Реализация связи конкретной программы обучения с номенклатурой.

4. Учет затрат:

• План-фактный анализ затрат;

• Регистрация и анализ фактических затрат без указания курсов или в разрезе курсов.

5. Создание аналитических отчетов.

 

Механизм работы с программами обучения раздела «Планирование и анализ»

Для организации работы с программами обучения в разделе «Планирование и анализ» используется справочник «Программы обучения и дисциплины». Данный справочник имеет следующие свойства:

• Является иерархическим, т.е. у пользователя есть возможность создавать группы и классифицировать дисциплины по группам.

• Предназначен для хранения элементов двух видов: программы обучения и дисциплины.

Дисциплины (модули) – это элементы справочника «Программы обучения и дисциплины», которые входят в качестве составляющих в программы обучения. На отдельную дисциплину не может быть продано обучение.

Программы обучения – элементы справочника «Программы обучения и дисциплины», на которые может быть продано обучение. Стоит отметить, что программы обучения могут входить в состав других программ обучения.

При создании дисциплины или программы обучения пользователю необходимо установить переключатель на соответствующее значение. Дисциплина входит в программу, как составляющий ее элемент.

Дисциплина программы

При создании дисциплины заполняются поля:

• Наименование (краткое, ассоциативное) – используется для поиска.

• Полное наименование – используется в печатных формах.

• Продолжительность обучения в академических часах: общая, лекций, практических занятий.

• Методическое обеспечение – номенклатура товарно-материальных ценностей, которая выдается слушателю в начале обучения.

На вкладке «Расписание» есть возможность задать параметры расписания «по умолчанию»: преподаватель, территория, основная аудитория, где проводится занятие.

Подробное расписание будет составляться в разделе «Расписание», который рассмотрим позже.

На вкладке «Комментарий» пользователь может написать комментарий к программе.

 

Программа обучения

Если установить переключатель на пункт «Программа обучения», в форму будут добавлены дополнительные характеристики программы обучения. На закладке «Программа обучения» представлены основные характеристики.

• Поле «Аналитика обучения» заполняется из справочника для аналитики, например, по направлениям.

• Поле «Следующая программа» помогает выстраивать цепочки курсов и приглашать слушателей для продолжения обучения.

• Поле «Вид программы обучения» заполняется в соответствии с законом об образовании РФ.

Если в поле указаны «Программа переподготовки рабочих, служащих», «Программа профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих» или «Программа повышения квалификации рабочих, служащих», то активируется поле «Специальность, профессия», в котором можно выбрать необходимую специальность или профессию из справочника.

Специальности и профессии включаются в справочник из соответствующих классификаторов.

 

Факультатив

В программе также предусмотрена возможность создавать факультативы. Факультатив – это необязательный учебный курс (предмет), изучаемый в учебном заведении по выбору студента (ученика). В рамках конфигурации «1С:Управление учебным центром» факультатив рассматривается как дополнительное занятия по определенной дисциплине.

Важно! Чтобы создать «Программу обучения» с типом «Факультатив», в элементе справочника «Программы обучения» необходимо установить галочку «Факультатив». Данную опцию необходимо ранее включить в подразделе «Настройки параметров учета» раздела «Настройки» панели разделов при помощи активации опции «Использовать факультативы». Если не включить данную опцию, работа с факультативами будет невозможна.

 

Комплексные программы

Если установить у программы обучения флажок «Комплексная», появляется раздел «Состав комплекса».

Комплексная программа включает в себя несколько дисциплин.

На вкладке «Состав комплекса» можно указать программы обучения или дисциплины, изучаемые в рамках комплексной программы, а также параметры расписания «по умолчанию» для данной программы: основного преподавателя, территорию, аудиторию.

Вкладка «Учет» используется для организации отражения продажи курса по данной программе различными способами в зависимости от настроек:

• Целиком;

• Пробное посещение;

• Разовое посещение;

• Посещение по графику;

• Посещение по абонементам (таблица).

Абонементы отличаются по количеству занятий, цена продажи разных абонементов будет отличаться.

Важно! У каждого способа продажи программы может быть своя цена, поэтому в учете они должны быть отражены по-разному. Для этой цели используется справочник «Номенклатура», связь с которым формируется на вкладке «Учет» на форме программы обучения.

Справочник «Номенклатура»

Данный справочник используется для хранения товарно-материальный ценностей и услуг, с которыми ведется работа в программе.

Справочник является универсальным, содержит услуги по обучению, а также другие сопутствующие услуги и товарно-материальные ценности, которые организация продает или покупает.

Также для дисциплин и программ обучения предусмотрена возможность тематического планирования, и реализован функционал присоединения к программе обучения файлов произвольного формата.

 

Ценообразование в разделе «Планирование и анализ»

В 1С:Управление учебным центром заложен механизм по управлению ценами. Есть возможность устанавливать различные типы цен для оказываемых услуг, а также хранить историю изменения цен. Таким образом пользователь может анализировать, на какую дату какая цена была актуальна.

Изначально в справочник «Типы цен» необходимо занести тип цены. Далее в документе «Установка цен» устанавливается информация о цене товара или услуги. При проведении документа формируется запись в периодическом регистре сведений «Цены номенклатуры». Программа использует данные из этого регистра, когда пользователь формирует различные отчеты, работает с заявкой на курс или с счетом на оплату.

В документе «Установка цены» указывается определённая дата на конкретную номенклатуру. Установленная цена будет действовать до следующей даты документа с изменением цены на данную номенклатуру.

В форме документа необходимо указать тип цены, перечислить номенклатуру и задать цены.

Важно! Обращаю ваше внимание, что цены задаются не на программу обучения, а на номенклатуру, которая привязана к программе или курсу. Важно правильно связать номенклатуру с программой обучения, чтобы в дальнейшем при оформлении продажи правильно определялась цена.

Справочник «Типы цен» позволяет создавать варианты цен на одну и ту же номенклатуру. При создании отчета «Прайс-лист» типами цен будут являться колонки: розничная цена, партнерская цена, лучшая цена для одной и той же номенклатуры и т.д.

 

Аналитика в разделе «Планирование и анализ»

Отчет «Цены номенклатуры»

В отчете «Цены номенклатуры» отражаются цены номенклатуры на определенную дату в разрезе номенклатуры и типа цен. Все отчеты в программе выполняются при помощи системы компоновки данных. Пользователь может менять настройки отчета: изменять вариант отчета, менять группировки, добавлять поля, ставить отборы, менять сортировки.

Отчет «Динамика цен»

Данный отчет позволяет в графическом виде представить, как менялась цена по конкретной номенклатуре за установленный период.

Отчет «Анализ заявок» позволяет контролировать набор обучающихся и анализировать его ход. Данный отчет содержит информацию по программам, заявкам клиентов и курсам внутри конкретной программы.

Отчет «Новые клиенты»

Отчет в разрезе ответственных менеджеров показывает новых зарегистрированных за период контрагентов. Есть возможность открыть карточку контрагента непосредственно из отчета путем нажатия на элемент из столбца «Ссылка» и получить расширенную информацию о контрагенте. 

Отчет «Анализ причин отказов»

Отчет позволяет увидеть причины отказов клиентов, имеет несколько вариантов представления:

• Отчет «Анализ отказов от заявок» позволяет выводить информация в разрезе курсов и причин отмены.

• Отчет «Анализ отказов от заявок (подробно)» представляет собой более подробный вариант первого отчета в разрезе курса, причины отмены и заявок.

• Отчет «Анализ отказов от заявок по причинам» содержит переставленные группировки: сначала причина отмены заявки, потом курсы.

Отчет «Анализ нагрузки преподавателей»

Отчет «Анализ плановой нагрузки» формируется по плановой нагрузке, которая задается для преподавателя документом «Расписание курса».

Данный отчет может строиться в разрезе дисциплин, преподавателей курсов и выводит количество запланированных часов.

Отчет «Анализ нагрузки преподавателей» показывает фактическую нагрузку преподавателя.

Отчет «План-фактный анализ нагрузки» дает возможность увидеть плановую и фактическую нагрузку, а также отклонение между планом и фактом.

Раздел «Расписание»

Раздел позволяет:

• Составлять расписания курсов и занятий

• Планировать нагрузку преподавателей при планировании расписания

• Работать с персоналом, вести справочник сотрудников

• Формировать аттестационные, экзаменационные и другие комиссии

• Вести контроль ресурсов (территорий, аудитории, города и т.д.)

 

Чтобы объявить набор на программу обучения, сначала необходимо запланировать её проведение.

Курс – запланированное проведение обучения по конкретной программе из справочника «Программы обучения и дисциплины» для одной или нескольких групп в фиксированное время.

В 1С:Управление учебным центром курс формируется документом «Расписание курса». При этом планирование занятий для комплексных дисциплин необходимо выполнять по каждой дисциплине в отдельном порядке.

Программный продукт поддерживает курсы нескольких видов:

• По расписанию: необходимо создавать курс данного вида, если пользователь знает, в какие даты планируется проведение курса.

• По мере комплектования: курс данного типа создается, если пользователь в данный момент не знает, когда будет проводиться обучение. Запуск курса будет зависеть от того, как быстро будет набрано необходимое количество слушателей.

• Постоянный: применяется для длительных курсов, по которым всегда открыт набор. Пример постоянного курса – круглогодичный кружок по рисованию.

С помощью документа «Расписание курса» задаются даты проведения курса (начало и окончание), а также даты проведения занятий. Если курс вида «комплексный», расписание составляется в разрезе составляющих его дисциплин.

Процесс составления расписания происходит следующим образом: изначально необходимо заполнить справочники «Программы обучения и дисциплины», «Сотрудники», «Территории и аудитории». Далее необходимо сформировать и заполнить документ «Расписание курса», при проведении которого происходит фиксация информации в регистрах «Расписание дисциплин», «Расписание занятий», «Занятость ресурсов».

На основе информации из регистров формируются отчеты «График мероприятий», «Расписание занятий», также данная информация является исходной для других объектов конфигурации, например для документа «Занятие».

Основные параметры курса по расписанию

Для курса по расписанию есть возможность задать:

• Программу обучения из справочника «Программы обучения и дисциплины»

• Дату начала и дату окончания

• Есть возможность создать и указать группу. Если планируется несколько групп, необходимо оставить поле пустым

• Поля «Основной преподаватель», «Основная территория», «Основная аудитория»

• Флаг «Закрыт» позволяет исключить курс из списка курсов, на которые менеджерам открыт набор

Основные параметры курса по мере комплектования.

Отличительная особенность данного курса – это неопределенность по времени и месту проведения, поэтому для него можно изначально задать:

• Программу обучения

• Группу

• Основного преподавателя

При установке флага «Группа скомплектована» становятся видимыми реквизиты подраздела «Планирование занятий», уточняющие место и время проведения занятий. При этом по форме курс становится похож на курс «По расписанию».

Курс вида «Постоянный»

Курс данного вида характеризуется тем, что планирование занятий для него ведется по сетке, а не по календарным датам. Пользователю необходимо указать дни недели, когда будет проходить занятие.

Для курса данного вида не указываются даты начала и окончания, а также нет признака «Группа скомплектована», так как в группе возможно постоянное движение.

Для автоматического заполнения сетки расписания в документе «Расписание курса» необходимо обязательно выбрать учебную группу.

Сетка расписания

Для создания сетки расписания используется справочник «Группа слушателей», который находится в разделе «Набор».

Также в разделе «Расписание» предусмотрен отчет «Сетка расписания», который позволяет вывести расписание по всем группам, функционирующим в указанный период.

В сетке расписания можно указать:

• День недели;

• Время начала занятия;

• Время окончания занятия;

• Место проведения: территория, аудитория;

Если задана «Территория» в шапке формы, то в табличную часть она будет подставляться автоматически.

Работа с персоналом раздела «Расписание»

Работа с персоналом осуществляется при помощи справочника «Сотрудники», где хранятся данные о человеке, как о сотруднике организации учебного центра.

В карточке сотрудника заполняется следующая информация:

• ФИО сотрудника;

• Образование;

• Тип сотрудника: для деления совместителей и штатных сотрудников, работающих по основному месту работы;

• Место работы: организация, подразделение, должность;

• Физическое лицо – ссылка на справочник «Физические лица», где о сотруднике внесена информация, как о физическом лице;

• Адреса, телефоны и т.д.

На вкладке «Дисциплины преподавателя» отражаются дисциплины, по которым может преподавать этот сотрудник.

На вкладке «Факсимиле» есть возможность загрузить скан факсимиле, который будет использоваться при формировании некоторых печатных форм программы, например, печатной формы счета на оплату.

В программе предусмотрена возможность фиксации дополнительной занятости при помощи документа «Дополнительная занятость», также этот документ может использоваться для фиксации отсутствия сотрудника в определенное время.

Аналитика раздела «Расписание»

Рассмотрим ряд наиболее часто используемых отчетов по расписанию.

Отчет «График мероприятий»

Отчет формирует график проведения программ обучения за определенный период, включает в себя информацию о том, является ли курс комплексным, период проведения, группу, количество занятий, территорию, аудиторию, ответственного, плановую выручку и т.д.

Отчет «Расписание занятий»

Данный отчет позволяет посмотреть расписание занятий в разрезе дисциплины, программы обучения и преподавателя за определенный период.

Отчет «Плановая нагрузка аудиторий»

Отчет дает возможность оценить часовую нагрузку аудиторий за период с группировкой по месяцам в разрезе проводимых курсов обучения.

Раздел «Набор»

В рамках данного раздела менеджер взаимодействует с потенциальными клиентами, физическими лицами и контрагентами, а также проводит набор слушателей на сформированные курсы.

Основные задачи раздела:

• Проведение набора слушателей, прием заявок на курсы от клиентов;

• Подготовка необходимых документов для клиентов;

• Контроль поступления оплаты от клиентов;

• Защита персональных данных слушателей по 152-ФЗ;

• Печать и выдача свидетельств для ЦСО «1С».

 

Создание заявки на курс

В программе предусмотрена возможность регистрации заявок на курс при помощи документа «Заявка на курс». При заполнении формы документа пользователю необходимо внести данные:

• Курс;

• Программа обучения;

• Форма обучения и другие поля;

• Слушатель курса;

• Статус заявки.

Предусмотрена возможность продажи курса целиком, абонемента, разового посещения, пробного посещения или посещения по графику. В зависимости от выбранных настроек автоматически подставляется цена услуги, установленная ранее документом «Установка цен».

По кнопке «Создать договор» программа автоматически создает договор со слушателем, и заполняется поле «Договор». Договор будет отражаться в подразделе «Договоры контрагентов» раздела «Набор».

В программе также предоставляется возможность печати документов из заявки: заявления, квитанции, квитанции с QR-кодом, договоры с физическим лицом, договоры с юридическим лицом, личной карточки и т.д.

На основании сформированной заявки есть возможность создать:

• Акт, фиксирующий оказание услуги. При проведении акта формируется задолженность клиента перед организацией;

• Возврат покупателю;

• Операцию по платежной карте;

• Приходно-кассовый ордер;

• Расходный кассовый ордер;

• Счет на оплату покупателю.

Подраздел защиты персональных данных раздела «Набор» помогает выполнить требования закона 152-ФЗ «О персональных данных». В данном подразделе регистрируются согласия на обработку персональных данных в виде отдельных документов.

 

Подача заявки на обучение через обработку «Мастер записи на курс»

«Мастер записи на курс» - сервис для быстрой подачи заявки на курс. Для формирования заявки необходимо выбрать нужный курс, нажать на кнопку «Записаться на курс», далее в форме заполнить поля с ФИО, контактными данными и другие.

Аналитика раздела «Набор»

Раздел «Набор» содержит аналитические отчеты, которые помогают анализировать взаимодействие с клиентами по записи на курсы и не только.

Отчеты «Анализ заявок» и «Анализ отказов» доступны в разделах «Набор» и «Планирование и анализ». Данные отчеты ранее уже рассматривались.

Отчет «Учет абонементных занятий»

Отчет предоставляет возможность ведения учета абонементных занятий в разрезе дисциплины, номенклатуры и слушателя за определенный период.

Отчет «Анализ набора»

Позволяет проанализировать статистику набора на различные курсы за определенный период времени.

Отчет «Остатки разовых и абонементных занятий»

Данный отчет помогает выводить остатки разовых и абонементных занятий по конкретной дисциплине в разрезе номенклатуры и слушателя.

В статье представлен основной функционал разделов «Планирование и анализ», «Расписание» и «Набор» программного продукта «1С:Управление учебным центром», позволяющий оптимизировать деятельность учебных центров любой направленности.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.