Заполнение сведения о страховом стаже с 2024 в 1C:ЗГУ 3.1

Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 утверждена единая форма "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)". ЕФС-1 обязаны сдавать все работодатели. Даже те, чьи работники привлечены по договорам гражданско-правового характера. В состав новой формы входит подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже», который является аналогом ранее действующей формы СЗВ-СТАЖ.

Сведения о страховом стаже представляются в территориальные отделения Социального фонда России (СФР) по месту учета организации. Если у организации есть обособленное подразделение, имеющее отдельный расчетный счет и начисляющее выплаты физическим лицам, то Сведения о страховом стаже сдаются отдельно по месту нахождения головной организации и обособленного подразделения.

Согласно новым правилам сведения о периодах работы представляются страхователями по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде:

1) выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии в соответствии со статьями 30, 31, пунктами 6 и 7 части 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;

2) работали в сельском хозяйстве и при исчислении стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности в соответствии с частью 14 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»;

3) формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;

4) замещали государственные должности РФ, замещали на постоянной основе государственные должности субъектов РФ, замещали на постоянной основе муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, должности муниципальной службы;

5) работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

6) работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

7) имели периоды простоя или отстранения от работы;

8) имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;

9) имели период получения пособия по безработице, период участия в оплачиваемых общественных работах, период переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;

10) находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы;

11) имели период приостановления действия трудового договора в соответствии со ст. 351.7 ТК РФ (мобилизованные сотрудники).

Из приведенных положений следует, что с отчетности за 2023 год не все категории сотрудников отражаются в подразделе 1.2 формы ЕФС-1.

Сам отчет находится в разделе «Отчетность, справки» меню «1С-Отчетность». Разберем особенности заполнения отчета.

В отчете возможно выбрать следующие типы сведений:

- «исходная» – применяется в случае, если за отчетный период сведения сдаются впервые;

- «назначение пенсии» - представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил;

- «назначение выплат по ОСС» - представляется на застрахованное лицо, которое подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

По окончании календарного года по застрахованным лицам, включенным в отчеты с типами сведений «назначение пенсии» и «назначение выплат по ОСС», дополнительно необходимо подать сведения о стаже с типом "Исходная".

ФИО и СНИЛС сотрудников программа заполняет на основании данных справочников «Сотрудники» и «Физические лица». По каждому сотруднику в отчете можно просмотреть сведения о стаже.

Подробно рассмотрим заполнение колонок формы «Сведения о стаже»:

- Периоды стажа заполняются автоматически на основании регистра сведений «Периоды стажа СФР». Данные регистра заполняются на основании документов, определяющих периоды работы сотрудников таких как «Прием на работу», «Увольнение», «Отпуск», «Кадровый перевод», «Больничный» и пр.

- Коды периодов стажа заполняются на основании значения реквизита «Вид стажа ПФР» вкладки «Учет времени» соответствующего вида начисления.

С полным перечнем вариантов кодов периодов стажа можно ознакомиться в самом отчете провалившись в справочник из поля, в котором заполняется код периода стажа, по команде «Показать все».

- Данные о территориальных условиях заполняются, если сотрудник работал или был переведен в организацию, подразделение или территорию, в которых указаны территориальные условия.

Если организация находится в регионе со сложными климатическими условиями, то для автоматического заполнения данных в отчете необходимо указать эти сведения в настройках организации в поле «Территориальные условия» на вкладке «Основные сведения».

Если подразделение, в котором работает сотрудник организации, находится в регионе со сложными климатическими условиями, необходимо указать это в карточке соответствующего подразделения в реквизите «Территориальные условия».

Обратите внимание, что данные о количестве занимаемых ставок в период работы сотрудника в особых территориальных условиях заполняется не на основании количества ставок, указанных в кадровом документе. В данном случае количество ставок определяется как отношение между той продолжительностью рабочей недели, которая указана в графике сотрудника, к той длительности рабочей недели, которая указана в графике, по которому производится расчет нормы времени.

Чтобы было понятнее, рассмотрим пример:

Сотрудник Ревин Лев Соломонович с 05.02.2024 по 20.02.2024 был переведен приказом в обособленное подразделение с особыми территориальными условиями на 0,5 ставки с соответствующим графиком работы.

В кадровом переводе указываем перевод на 0,5 ставки и меняем график на соответствующий. В настройках графика указано считать норму по графику полной пятидневной рабочей недели.

Длительность рабочей недели согласно графику для 0,5 ставки составила 20 часов, для полной ставки – 40 часов. Соотношение 20:40 = 0,5. Именно это значение попадет в отчет.

Периоды работы сотрудника в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, которую он выполнял в режиме неполной рабочей недели, но полного рабочего дня в связи с сокращением объемов производства, необходимо исчислять по фактически отработанному времени (п.6 Правил, утв. постановлением Правительства России от 11.07.2002 № 516). Периоды работы с кодом "Ч36" работникам, занятым в зоне отселения, также исчисляются по фактически отработанному времени (п.100 Порядка № 2281).

Для каждого такого периода в графе 7 необходимо отразить рабочее время в календарном исчислении (месяц, день) (п.102 Порядка № 2281).

Заполнение этих данных в программе не автоматизировано и их нужно вводить вручную.

- Особые условия труда, код позиции списка, основание для досрочного назначения пенсии и данные спецоценки заполняются на основании данных позиций штатного расписания и должностей, на которых работал сотрудник.

Если в организации применяется специальная оценка условий труда работников, которые имеют право на досрочное назначение трудовой пенсии (пп. 1-18 ч. 1 ст. 30 №400-ФЗ), то в программе необходимо произвести дополнительные настройки.

Чтобы в справочниках появились разделы реквизитов «Досрочная пенсия» и «Спецоценка условий труда» в настройках учетной политики организации (раздел «Настройка» меню «Реквизиты организации») нужно проставить галочки в поля «Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию» и «Применяются результаты специальной оценки условий труда».

После проведенных настроек в справочниках должности и штатное расписание появятся нужные разделы реквизитов.

При необходимости указания в отчете индивидуального номера рабочего места, в настройках кадрового учета (раздел «Настройка» - «Кадровый учет») необходимо проставить галку «Вести учет индивидуальных номеров рабочих мест сотрудников».

После включения данной настройки в разделе «Кадры» появится подраздел «Рабочие места охраны труда». С помощью документа «Назначения рабочих мест сотрудникам» можно присвоить индивидуальные номера рабочих мест, после чего эти данные будут заполняться в отчете автоматически.

Если в программе не ведется штатное расписание, то количество рабочих мест на вкладке отчета «Досрочное назначение пенсии» нужно заполнить вручную, т.к. программе в этом случае негде взять информацию.

Рассмотрим другие особенности заполнения отчета на примерах.

Пример 1. В январе по сотруднице Барышева З.А. поступил ЭЛН на отпуск по беременности и родам. Сроки отпуска с 10.01.2024 по 28.05.2024.

При заполнении отчета выбираем год, за который формируются сведения, и указываем тип сведений «Назначение выплат по ОСС». При нажатии кнопки «Заполнить» сведения заполнятся всеми сотрудниками, поэтому заполнение отчета в данном случае делаем через кнопку «Подбор».

В сведениях о стаже будут заполнены две строки:

- в первой строке отражается период от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам – с 01.01.2024 по 09.01.2024;

- во второй строке отражается дата фактического начала отпуска – 10.01.2024. Выделяется период кодом «ДЕКРЕТ».

Пример 2. В продолжение первого примера сотрудница Барышева З.А. написала заявление на отпуск по уходу за ребенком до 3 лет с 29.05.2024.

В этом случае сведения о стаже будут заполнены следующим образом:

- в первой строке отражается период от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам – с 01.01.2024 по 09.01.2024;

- во второй строке отражается период отпуска по беременности и родам – с 10.01.2024 по 28.05.2024 с кодом «ДЕКРЕТ»;

- в третьей строке отражается день ухода в отпуск по уходу за ребенком – 29.05.2024 с кодом «ДЕТИ».

Обратите внимание что согласно ст. 74 приказа СФР от 17.11.2023 №2281 для застрахованных лиц, работающих в территориальных условиях или на видах работ, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии по старости, код территориальных условий или код особых условий труда и код основания для досрочного назначения страховой пенсии по старости не указывается, если в графе 7 «Дополнительные сведения» указаны коды (за исключением случаев, указанных в пункте 75) «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФОЦ», «ОБЩЕСТ», «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ДЕТИПРЛ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ», «ДИСПР».

Рассмотрим, как будет выглядеть отчет с типом сведений «Исходная» по данному сотруднику при заполнении его по итогам года. Сведения о стаже будут заполнены следующим образом:

- в первой строке отражается период от даты начала отчетного периода по дату, предшествующую дате начала отпуска по беременности и родам – с 01.01.2024 по 09.01.2024;

- во второй строке отражается период отпуска по беременности и родам – с 10.01.2024 по 28.05.2024 с кодом «ДЕКРЕТ»;

- в третьей строке отражается период отпуска по уходу за ребенком приходящийся на отчетный период – с 29.05.2024 по 31.12.2024 с кодом «ДЕТИ».

Отчет с типом сведений «Назначение пенсии» заполняется аналогичным образом с соответствующими кодами стажа.

Рассмотрим ещё пример заполнения отчета с участием сотрудника нанятого по договору ГПХ.

Пример 3. С сотрудницей Беленькой Р.Б. заключен договор ГПХ на период с 02.12.2024 по 21.01.2025 со способом выплаты однократно в конце срока.

Период стажа таких сотрудников определяется периодом действия договора и отмечается кодом «ДОГОВОР». Если договор начался в одном периоде, а начисление происходит в другом отчетном периоде, то стаж в периоде, когда по сотруднику не было начислений необходимо отразить кодом «НЕОПЛДОГ» (ст. 71 Порядка заполнения формы ЕФС-1). В отчете автоматически заполнится код «ДОГОВОР» - в программе не реализовано автоматическое заполнение для таких случаев и код необходимо поправить вручную.

Мы рассмотрели основные особенности заполнения сведений о страховом стаже в программе ЗГУ 3.1. Если остались вопросы, обратитесь за консультацией к специалистам ИнфоСофт.