1С:Документооборот



Документооборот – это современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников.

Вы сможет формировать документы и обмениваться ими в электронном виде как внутри компании, так и с контрагентами. А также сократите сопутствующие траты и значительно ускорите процесс.

За счет электронного документооборота ваша компания снизит расходы на бумагу, картриджи, курьеров, а также хранение бумажных архивов. Делопроизводители смогут быстрее заполнять документы с использованием шаблонов. Все операции по обмену документами станут доступны в один клик.

Что произойдет после внедрения 1С:Документооборот?



Сократятся операционные и административные расходы на 15%

Ускорится получение регламентированной отчетности на 20%

Сократятся сроки исполнения заказов / оказания услуг на 15%

Сократятся трудозатраты в различных подразделениях на 20%

Ускорится получение управленческой отчетности на 20%

Сократятся расходы на материальные ресурсы на 20%



Функционал 1С:Документооборот


Работа с договорными документами


Используйте программу для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

1С:Документооборот поддерживает основные процессы договорной работы:
  • Подготовка договора
  • Согласование договора
  • Контроль возврата переданных экземпляров
  • Учет сопроводительных документов
  • Учет срока действия
  • Исполнение обязательств
  • Расторжение

1С:Документооборот автоматически:
  • продлевает договоры при необходимости;
  • отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
  • контролирует сроки договоров и этапов.

Управление документами


Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации с помощью шаблонов с реквизитами и бланками. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.

Эффективное управление процессами


Регламентируйте работу с помощью типовых и уникальных процессов с жесткой маршрутизацией документов и настраивайте запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов и выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Интеграция с другими решениями


Программу можно интегрировать с другими конфигурациями на платформе 1С:Предприятие 8:

Возможности бесшовной интеграции 1С:Документооборота позволяют из интерфейса другой конфигурации:

  • работать с данными 1С:Документооборота;
  • ставить и исполнять задачи;
  • направлять документы на согласование по любым маршрутам;
  • вести переписку по документам;
  • вести коллективную работу над файлами, приложенными к документам;
  • использовать 1С:Документооборот в качестве файлового хранилища;
  • использовать 1С:Документооборот как архив документов;
  • учитывать трудозатраты сотрудников.

Функциональный почтовый клиент


Работайте с электронной почтой прямо в системе без переключения на другие программы и интерфейсы. Ставьте задачи и поручения из электронной почты, включайте переписку в информацию по документу, прикрепляйте письма к задачам и отправляйте документы из системы в один клик.

Учет и планирование рабочего времени


Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах.

Проектный учет и контроль исполнения


Выполняйте документационное обеспечение проектной деятельности и отслеживайте переписку по проекту, контактируйте с другими участниками в течение всего жизненного цикла проекта. Контролируйте исполнение проектных задач и получайте аналитику о ходе выполнения проектов в организации.

Инструменты для совместной работы


Бронируйте помещения и оповещайте участников о месте и времени проведения мероприятия. Система автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Контролируйте исполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.

Доступ с различных устройств


Работайте с программой через бесплатный мобильный клиент. Возможно удаленное использование без привязки к рабочему месту через веб-браузер.





Оптимальное соотношение цена-качество
Все функциональные возможности программы входят в комплект поставки и не требуют дополнительной оплаты.


Соответствие национальным стандартам
Программа полностью соответствует требованиям российского законодательства.


Безопасность и гибкая настройка
Пользователи могут самостоятельно настраивать процессы согласования документов.


Встроенная почта
Создание процессов, документов, мероприятий на основании писем, получаемых по электронной почте.


Искусственный интеллект
Чат-бот Ася, голосовой ввод текста электронных писем и поручений, а также автоматическое формирование протоколов совещаний.


Работа с файлами
Программа поддерживает работу с файлами любых типов и форматов. Версии файлов автоматически сохраняются при внесении изменений.


Бесшовная интеграция с типовыми конфигурациями 1С
В 1С:Документооборот универсальный интерфейс, благодаря которому можно наладить бесшовную интеграцию с типовыми конфигурациями.


Сканирование и распознавание отсканированных документов
1С:Документооборот 8 автоматически распознает изображения и PDF и переводит их в текстовый формат для последующей работы и полнотекстового поиска. Дополнительная программа для реализации этой возможности входит в комплект поставки и не требует дополнительной оплаты.


Учет различных видов документов

  • организационно-правовые;
  • распорядительные;
  • информационно-справочные;
  • договоры;
  • документы по основной деятельности;
  • финансово-бухгалтерские документы;
  • документация по трудовым отношениям;
  • личные документы.

1С:Документооборот имеет готовую интеграцию с типовыми конфигурациями 1С



Этапы внедрения 1С:Документооборот


Технология корпоративного внедрения или поэтапное внедрение. Каждая следующая стадия начинается только после того, как заканчивается предыдущая. По завершению всех этапов проекта заказчик получает готовый программный продукт.

  1. Предпроектное обследование
  2. — Определение целей проекта и условий их достижения.
    — Определение функциональных блоков, требующих автоматизации.
    — Определение рамок и границ проекта.
    — Формирование подходов к выполнению проекта.
    — Разработка концепции будущей информационной системы.
    — Определение качества, правил внесения, хранения и использования нормативно–справочной информации.
  3. Моделирование
  4. — Демонстрация работы системы на условно-реальных данных с последующей фиксацией отклонений процессов заказчика от возможностей типовой конфигурации.
    — Анализ доработок необходимых для выполнения в рамках проекта и предложение доработок для перспективного развития.
  5. Проектирование системы
  6. Составление Технического Задания (ТЗ) по функциональным блокам, по которым на этапе «Моделирование» зафиксированы отклонения от типового функционала.

  7. Разработка системы
  8. Разработка функционала на основании согласованного Технического Задания (ТЗ) и последующее тестирование.

  9. Запуск системы (опытная эксплуатация)
  10. Работа с реальными данными в новой системе при параллельном использовании предыдущей системы. Это необходимо для того, чтобы сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые были получены прежним способом.

  11. Сопровождение
  12. — Переход предприятия на новый программный продукт и отказ от ранее используемых решений.
    — Консультации пользователей, доработка системы по новым требованиям. Плановое обновление конфигураций.

Типы внедрения 1С:Документооборот

  • Классическая «водопадная» модель
  • Внедрение по Agile
  • Поэтапный запуск
  • Типовое внедрение

Классическая «водопадная» модель


В этой модели внедрение осуществляется постепенно. Каждая следующая стадия начинается только после того, как заканчивается предыдущая. По завершению всех этапов проекта заказчик получает готовый программный продукт.

Когда использовать каскадную методологию?
  1. Когда требования известны, понятны и зафиксированы. Противоречивых требований нет.
  2. Нет проблем с доступностью квалифицированных программистов.
  3. В относительно небольших проектах.
  4. Когда необходима подробная документация по проекту.
  5. На начальном этапе работы имеется фиксированный бюджет на внедрение программного продукта.

Внедрение по Agile

Управление проектами по методике Agile — это итеративный подход, ключевую роль в котором играют непрерывные релизы и обратная связь от клиентов при каждой итерации (продолжительность итерации: 2-3 недели).

Проектные команды, использующие Agile, могут быстрее выполнять работу, взаимодействовать и оперативно реагировать на изменения. Объем проектной документации, по сравнению с другими практиками, значительно меньше.

Когда использовать Agile?
  1. Когда нет уверенности, каким должен быть конечный результат, но есть общее представление о программном продукте.
  2. Когда проект нужно быстро подстраивать под изменения.
  3. Когда имеются временные ресурсы на частое взаимодействие и коммуникации.
  4. В условиях турбулентной, кризисной экономики.
  5. Когда на начальном этапе работы нет фиксированного бюджета на внедрение программного продукта.

Поэтапный запуск по функциональным блокам


По данной методологии система разбивается на функциональные блоки. Каждый блок реализуется в соответствии с этапами классической «водопадной» модели.

Для получения максимально быстрого эффекта от внедрения новой системы - запуск осуществляется функциональными блоками.

Это позволяет:
  • В случае изменения требований к системе либо бизнес-процессам - оперативно вносить изменения в последующие работы и корректировать текущие требования.
  • Управлять приоритетностью блоков и работ.
  • Часто оценивать качество и реализованного функционала на соответствие ожиданиям.

Типовое внедрение


Пакет типового внедрения имеет четко определенный набор услуг и фиксированную стоимость, что позволяет оперативно выполнить работы и автоматизировать управление документооборотом в компании.

  1. Не нужно тратить время на подбор программ и специалистов.
  2. Только самое необходимое для успешного запуска удобного документооборота в компании;
  3. Заказчик оперативно получает рабочую систему и обученных пользователей;
  4. С ростом бизнеса всегда можно расширить функционал программы и добавить необходимое. Не понадобиться искать новые решения.


Версии 1С:Документооборот 8


Программа 1С:Документооборот 8 выпускается в четырех вариантах.


1С:Документооборот 8 ПРОФ
Для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.


1С:Документооборот 8 КОРП
Для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Подходит для средних, крупных организаций и холдингов.


1С:Документооборот государственного учреждения 8
Для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.


1С:Document Management
1С:Документооборот КОРП с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Какую версию выбрать?


Посмотрите сравнение конфигураций «1С:Документооборот 8»


Стоимость внедрения 1С:Документооборот


Какие работы потребуются для внедрения 1С:Документооборот?

Посмотрите список необходимых работ и выберите пакет, который отвечает потребностям вашего бизнеса:

№ п/п Описание работ  Пакет минимум Пакет максимум
  Стоимость пакета внедрения от 86 400 ₽ от 259 200 ₽
Сбор потребностей и составление плана внедрения да да
Установка ПП 1С:Документооборот 3.0 да да
Настройка параметров учета
Инструктирование пользователей по работе с основными справочниками:
  • организации
  • должности
  • сотрудники и подразделения
  • рабочие группы
  • роли исполнителей
  • пользователи
  • полномочия
  • контрагенты
  • товары и услуги
да да
4 Работа с документами
4.1 Инструктирование пользователей по работе с документами:
  • создание 1 вида документа
  • настройка нумерации
  • настройка дополнительных реквизитов для вида документа
да да
4.2    Настройка обработки документа (настройка процесса обработки документа с указанием очередности задач и их исполнителей, настройка автозапуска обработки):
да да
4.2.1  а) настройка обработки документа (простая обработка, до 5 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
4.2.2   б) настройка обработки документа (среднесложная обработка, до 10 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
4.2.3   с) настройка обработки документа (сложная обработка, до 15 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
4.3    Настройка связей документов (до 3 связей)    да   
4.4    Настройка автозаполняемого шаблона файла расширения DOCX (до 10 различных реквизитов карточки документа)  да    да   
5 Работа с обработками документов
  Инструктирование пользователей по работе с обработкой документа:
  • корректировка исполнителей и сроков выполнения задач обработки
  • запуск обработки документа
  • рабочее место «Задачи мне»
  • выполнение задач исполнителем
  • перенаправление задач другому исполнителю
  • постановка задач на контроль 
да    да   
6 Работа с мероприятиями
6.1    Инструктирование пользователей по работе с мероприятиями:
  • создание вида мероприятия
  да   
6.1.1   а) настройка обработки мероприятия (простая обработка, до 5 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
6.1.2   б) настройка обработки мероприятия (среднесложная обработка, до 10 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
6.1.3   с) настройка обработки мероприятия (сложная обработка, до 15 этапов, без программируемых условий маршрутизации)     
7 Работа с проектами
  Инструктирование пользователей по работе с проектами (без учета настройки контрольных точек):
  • создание карточки проекта
  • формирование проектной команды
  • формирование плана проекта (до 3 этапов проекта) 
  да   
8 Работа с номенклатурой дел
  Инструктирование пользователей по работе с номенклатурой дел:
  • создание номенклатуры дел на примере одного раздела и одного вида документов 
  да   
9 Настройка уведомлений и исполнения задач через почтовый сервис да
10 Настройка бесшовной интеграции 1С:Документооборот 3.0 с интегрируемой системой
  Публикация на WEB сервере 1 базы данных 1С:ДО 3.0 и 1 базы данных Заказчика (при предоставлении технической возможности со стороны системного админа Заказчика)    да   
  Настройка бесшовной интеграции с интегрируемой системой (1 вид документа, при наличии возможности обмена данным видом документа и использовании сопоставления реквизитов 1 к 1)* *Список конфигураций 1С, имеющих возможность настройки бесшовной интеграции с 1С:ДО 3.0: БП 3.0, ЗУП 3.1, ERP 2, ERP Управление холдингом 3, УТ 11, БГУ 2.0, УХ 8; КА 2    да   
11 Настройка мобильного клиента 1С:Документооборот 3.0
да
  Стоимость пакета внедрения от 86 400 ₽ от 259 200 ₽

Сопровождение 1С:Документооборот

Сопровождение помогает адаптировать 1С:Документооборот под бизнес-процессы заказчика, с учетом потребностей бизнеса.

После внедрения системы и ее запуска в опытную эксплуатацию пользователям могут потребоваться регулярные обновления системы, инструктирование по работе в программе, а также дополнительные настройки, которые потребовались уже в ходе эксплуатации системы всеми пользователями.

Что входит в сопровождение?
  1. Обновление конфигураций (исправление ошибок в выпущенном релизе, обновление согласно нормам законодательства);
  2. Консультационная поддержка;
  3. Методологическая поддержка;
  4. Настройка, доработка типовых/нетиповых систем.

Мы даем гарантию на выполненные работы.

Условия сопровождения:
  • Не предполагает предоплату и фиксированного бюджета;
  • Основано на единой ставке 1 часа оказания услуг;
  • Оплата производится по факту выполненных работ.

Полезные материалы




Типовое внедрение 1С:Документооборот

Лучшее решение для быстрого внедрения программы



Отзывы клиентов и кейсы внедрений 1С:Документооборот

Реальные кейсы из различных отраслей и сегментов бизнеса



Курс 1С:Документооборот

Курс построен на базе сквозного примера совместной работы сотрудников и руководителей с использованием механизмов и функций программы 1С:ДО.



Полезные материалы по 1С:Документооборот

Статьи и инструкции по работе с актуальными версиями программы «1С:Документооборот».