Порядок заполнения подраздела 1.1 формы ЕФС-1 в 2024 году

С 1 января 2024 года в силу вступил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения.

Этот приказ внес изменения в порядок заполнения ЕФС-1, в рамках статьи рассмотрим эти изменения по подразделу 1.1 формы.

Изменения в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 в 2024 году

Расширен перечень возможных значений для элемента формата «Является совместителем»

Согласно пункту 45 Порядка заполнения формы ЕФС-1, в графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:

●     0 — бессрочный трудовой договор;

●     0.1 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок до 6 месяцев;

●     0.2 — срочный трудовой договор, заключаемый на срок более 6 месяцев;

●     1 — трудовой договор по совместительству;

●     1.1 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок до 6 месяцев;

●     1.2 — трудовой договор по совместительству, заключаемый на срок более 6 месяцев.

Для государственных и муниципальных служащих дополнительно указывается код должности по соответствующему реестру должностей.

Ранее в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» и «Зарплата и кадры государственного учреждения» была возможность указания признака совместительства.

На настоящий момент в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» (начиная с релизов 3.1.27.148 / 3.1.28.60) и «Зарплата и кадры государственного учреждения» (аналогично, начиная с релизов 3.1.27.148 / 3.1.28.60) реализована не только установка признака совместительства, но и шесть возможных значения поля.

На печати ЕФС-1 будет содержать в графе «Трудовая функция» приписку в виде соответствующего кода.

Как следует поступать при продлении срочного договора?

Согласно пояснению фонда, если имеет место случай продления срока срочного трудового договора, то необходимо представить корректировку ранее поданного кадрового мероприятия. В этом случае одновременно предоставляется отмена ранее направленного в фонд мероприятия и новое кадровое мероприятие прием с указанием уточненного кода вида трудового договора.

Рассмотрим пример:

С сотрудником был заключен срочный трудовой договор на срок менее 6 месяцев (с 01.05.2024 по 31.08.2024). Далее срок договора продлевается еще на 3 месяца.

В документе «Прием на работу» такого сотрудника указываем срок трудового договора 31.08.2024 г.

При заполнении Подраздела 1.1 по мероприятию «Прием» получим «Срочный, до 6 месяцев».

При печати ЕФС-1 в графу «Трудовая функция» подставляется код 0.1.

Далее фонд поясняет, что после заключения с сотрудником дополнительного соглашения на продление трудового договора необходимо предоставить корректировку мероприятия в фонд.

На «Прием на работу» вводим документ-исправление и указываем новый срок окончания договора.

В качестве наименования и номера документа рекомендуется установить «Дополнительное соглашение» и его номер.

Следующим шагом подаем корректировку мероприятия, где в карточке «Мероприятия» должно отобразиться две строки: одна строка с признаком отмены ранее поданного мероприятия «Прием» с видом договора «Срочный, до 6 месяцев», другая — с новым кадровым мероприятием «Прием» с указанием вида договора «Срочный, более 6 месяцев».

При печати ЕФС-1 тоже будут две строки — с кодами 0.1 и 0.2 соответственно. Приказом в строке, полученной из исправления, будет указано уже дополнительное соглашение, а не приказ о приеме на работу.

Такой же принцип применяется, если трудовой договор признали бессрочным. В документе-исправлении «Приема на работу» на закладке «Трудовой договор» вместо исправления даты окончания срочного трудового договора следует просто снять галочку о том, что трудовой договор является срочным. Далее следуют такие же шаги, что и в случае выше.

Важно! Если с момента подписания с сотрудником срочного трудового договора до изменения его на бессрочный по сотруднику были направлены иные мероприятия, помимо мероприятия «Прием», например, мероприятия «Перемещение», то следует уточнить срок действия трудового договора также и по этим мероприятиям, то есть сделать и там документы-исправления и подать обновленные сведения в фонд.

Новые коды для указания в графе 6 «Код выполняемой функции»: ДИСТ, НДОМ, НЕПД, НЕПН

В соответствии с пунктом 46 Порядка заполнения формы ЕФС-1 добавлен новый элемент формата «КодВФ» («Код выполняемой функции»), в котором с помощью кодов указывается факт дистанционной работы, надомной работы или работы в условиях неполного рабочего времени.

В печатной форме дополнительно к коду ОКЗ в графе «Код выполняемой функции» может указываться один из кодов:

●     НЕПД — работа на условиях неполного рабочего дня;

●     НЕПН — работа на условиях неполной рабочей недели;

●     НДОМ — работа на дому;

●     ДИСТ — дистанционная (удаленная) работа.

При формировании ЕФС-1 в карточке «Мероприятия» в блоке «Данные договора» есть колонки «Удаленность» и «Сокращенность графика», где можно увидеть отображение установленных в мероприятии опций. Также сохранена возможность выбора их там вручную.

Как принять сотрудника на дистанционную работу?

Начиная с релизов 1С:ЗУП и 1С:ЗГУ 3.1.27.148 / 3.1.28.60 (а в поставке КОРП и ранее), есть флажок об использовании дистанционной работы: «Настройки» — «Кадровый учет».

Если этот флажок установлен, то в документах «Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» и «Перемещение в другое подразделение» будет возможность отметить признак дистанционной работы.

Тогда в карточке «Мероприятия» строка мероприятия в поле «Удаленность» будет иметь значение «Удаленная», а в печатную форму в графу 6 «Код выполняемой функции» попадет код ДИСТ.

Важно! В соответствии со статьей 312.1 ТК РФ к дистанционной работе относится в том числе «комбинированная» дистанционная работа.

Если работа у сотрудника не дистанционная, а надомная у нас нет никаких особых признаков в кадровых документах, однако отметку о ней мы обязаны поставить в передаваемых в фонд сведениях. Для этого мы должны в поле «Удаленность» карточки мероприятий документа «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД» вручную выбрать «Надомная».

При использовании работы по неполной ставке сокращенность рабочего времени будет определяться, исходя из реквизитов графика работы сотрудника. Чтобы такой график создать, должна быть включена опция работы по неполной ставке: «Настройки» — «Кадровый учет».

Если флажок установлен, то можно создавать графики неполного рабочего времени двух видов: неполный рабочий день и неполная рабочая неделя.

Сам выбор такого графика в приеме или переводе сотрудника будет являться причиной подстановки нужного значения для поля «Сокращенность графика» в карточке мероприятий.

Дополнение таблицы кодов видов договоров ГПХ для указания в графе 6 «Код выполняемой функции» новыми кодами ДГПХФЛНС и ДАВТФЛНС

Согласно пункта 46 Порядка заполнения формы ЕФС-1 для мероприятий «Начало договора ГПХ» и «Окончание договора ГПХ» по договорам, с которых уплачиваются взносы на страхование от несчастных случаев, добавлены новые коды выполняемых функций:

●     ДГПХФЛНС — если в программе 1С мероприятие зарегистрировано документом «Договор (работы, услуги)» или «Выплаты по договору опеки» (ЗГУ) с установленным флажком «Подлежит страхованию от несчастных случаев»;

●     ДАВТФЛНС — если в программе 1С мероприятие зарегистрировано документом «Договор авторского заказа» с видом доходов, облагаемых взносами на НС и ПЗ.

Карточка мероприятий и печатная форма ЕФС-1 будут иметь следующий вид:

Изменение правил заполнения подраздела 1.1 для кадрового мероприятия «Переименование»

Согласно пункту 53 Порядка заполнения формы ЕФС-1 при заполнении мероприятия «Переименование» необходимо указывать старый и новый регистрационный номер страхователя в СФР. Если регистрационный номер не изменился, то необходимо дважды указывать действующий регистрационный номер в СФР.

Когда вообще используется мероприятие «Переименование» и для чего оно предназначено?

Мероприятие «Переименование» используется в следующих случаях:

●     Изменение наименования страхователя;

●     Реорганизация;

●     Перевод зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое;

●     Снятие с учета в СФР юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения.

Рассмотрим пример переименования страхователя:

С 01.08.2024 года ГБУК «Театральный центр» меняет свое наименование на ГБУК «Театральный Центр Сибири». Нужно направить соответствующие изменения мероприятия в фонд.

Для начала следует зарегистрировать такое мероприятие. Нет никакого кадрового документа, который позволит это сделать, так что нужно воспользоваться документом «Регистрация трудовой деятельности».

После установки нужной даты и нажатия на кнопку «Переименование» будет открыто следующее окно:

В поле «Сведения» следует описать суть изменений.

После проведения документа «Регистрация трудовой деятельности» можно составлять ЕФС-1. Заполнять документ следует через опцию «Всеми мероприятиями».

Обязательно следует нажать на зеленую ссылку «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Среди этих данных есть регистрационный номер СФР прежнего страхователя. Как упоминалось выше, этот номер должен быть обязательно заполнен.

Остальные поля в этом блоке заполнять не нужно, после этого можно отправлять ЕФС-1.

Давайте рассмотрим еще один пример использования мероприятия «Переименование», но в этот раз в случае перевода работника в обособленное подразделение, зарегистрированное в качестве страхователя.

Рассмотрим следующий пример:

У организации ООО «Рога и копыта», расположенной в г. Москва, есть обособленное подразделение «Рога и Копыта Сибирь» в г. Новосибирск, зарегистрированное как страхователь. Сотрудник переводится на ту же должность в филиал в г. Новосибирск в из основной организации в г. Москва.

В данном случае представляется мероприятие «Переименование» (с указанием регистрационных номеров ООО «Рога и Копыта» и «Рога и Копыта Сибирь».

В программе 1С:ЗУП (или 1С:ЗКГУ) как обычно будет регистрироваться документ «Перемещение в другое подразделение», однако не надо в этом документе устанавливать флажок «Отразить в трудовой книжке».

Вместо этого с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности» нужно зарегистрировать мероприятие «Переименование».

Бывают случаи, когда одного мероприятия «Переименование» не будет достаточно. Если у сотрудника при переводе меняется занимаемая должность, в его ЕФС-1 будет буквально новый ОКЗ, то тогда флажок «Отразить в трудовой книжке» в документе «Перемещение в другое подразделение» нужно взвести. Это зарегистрирует мероприятие «Перевод», сведения о котором мы также должны подать при смене должности. А мероприятие «Переименование» создаем вручную с помощью документа «Регистрация трудовой деятельности», как описано выше. Тогда подаваемые в фонд сведения будут содержать оба мероприятия — и «Перевод», и «Переименование».

Уточнение порядка представления мероприятия «Увольнение» при прекращении трудового договора в связи с переводом работника на постоянную работу к другому работодателю

Пунктом 43 Порядка заполнения формы ЕФС-1 закреплено, что при прекращении трудового договора в связи с осуществлением перевода работника на постоянную работу к другому работодателю передается мероприятие «Увольнение».

На практике ранее применялся тот же порядок, только он не был закреплен нормативно. Если в базе 1С ведется более одной организации, и они не связаны друг с другом, например, одна организация не является филиалом другой, то здесь порядок работы обычный в отличие от примера с мероприятием «Переименование» выше. Обязательно отдельно регистрируются: документ «Увольнение» — по старому работодателю, документ «Прием» — по новому работодателю, закрепляя соответствующие мероприятия для передачи в фонды.

Для этого можно использовать документ «Перевод к другому работодателю».

Это обзор изменений, которые форма ЕФС-1 претерпела в 2024 году. С полным приложением № 2 к приказу Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 17 ноября 2023 г. № 2281, где представлен Порядок заполнения формы ЕФС-1 можно ознакомиться по этой ссылке.

Если вас интересует вопрос о корректировке ранее переданных сведений ЕФС-1, читайте эту статью в нашем блоге.

Также вы можете ознакомиться с этой статьей в нашем блоге о заполнении подраздела 1.2 формы ЕФС-1.