Настройка взаимодействия и оповещений в программе 1С:ЗКГУ

Часто пользователям программ 1С требуется оперативно обсудить рабочие вопросы, документы, поставить задачу коллеге или напоминание себе, а также не забыть поздравить коллегу с днём рождения. Актуальна проблема контроля выполнения поставленных задач, когда сотрудники могут пропустить поставленные сроки или вовсе забыть о задаче. Особая актуальность появляется, если пользователи располагаются в разных кабинетах или офисах. В связи с этим, предлагаем вам бесплатное решение этих проблем.

С помощью системы обсуждений пользователи программы могут общаться друг с другом в режиме реального времени или участвовать в видеозвонках. Пользователи могут создавать тематические обсуждения и вести диалог со всеми пользователя, либо адресовать сообщения конкретному пользователю. В программе есть возможность посмотреть конкретный документ другому сотруднику, отправив ему ссылку в чат, либо в этом же документе оповестить коллегу. Есть возможность вести переписку по конкретным документам (например, по поступлениям или реализациям и элементам справочников (например, по контрагентам или номенклатуре), оставляя сообщения для какого конкретного пользователя или для всех.

Обсуждения могут быть двух видов:

1. Тематическое – когда обмен текстовыми сообщениями не привязан к какому-либо объекту в программе. Такие обсуждения отображаются в форме системы обсуждений (панель «Обсуждения»).

2. По конкретному документу/элементу справочника – когда обмен текстовыми сообщениями привязан к объекту в программе (например, обсуждение конкретного документа или контрагента). Такие обсуждения отображаются в форме документа, справочника.

Данный функционал является бесплатным и его реализация возможна в различных конфигурациях 1С:Предприятие (начиная с платформы 8.3.16), например, в таких как:

• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3;

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3;

• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2;

• 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3;

• и другие.

В программе есть возможность постановки задачи себе или другому пользователю. При постановке задачи, можно указать сроки выполнения задачи, если во время выполнения задачи есть необходимость остановить задачу или перенаправить на другого специалиста, то такая функция тоже реализована в программе.

В программе есть удобный функционал по настройке различных напоминаний, которые можно создавать из любого документа, справочника или отдельно без привязки к конкретному объекту программы. В заданный период времени или дату данное напоминание будет оповещать пользователя программы. Для того, чтобы настроить напоминания о дне рождении сотрудников, можно установить аналогичное напоминание из карточек сотрудников о их дате рождения.

В статье рассмотрим основные настройки, которые позволяют реализовать данный функционал, на примере программы 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения.

Настройка обсуждений в программе

Подключить систему взаимодействия в программе через обсуждения можно в разделе Администрирование – Интернет поддержка и сервисы – Обсуждения.

В окне подключения обсуждений необходимо ввести адрес электронной почты пользователя, который будет заниматься настройкой сервиса, и выбрать вариант подключения:

• сервер 1С:Диалог;

• локальный сервер взаимодействия 1С (скачивается на странице обновлений 1С). Установка локального сервера взаимодействия 1C требует специального оборудования, настройки и специально обученного персонала.

После нажатия кнопки Зарегистрироваться появится информация о том, что на указанный адрес электронной почты выслан код. Необходимо нажать ОК.

На указанный адрес электронной почты поступит код подтверждения регистрации. Его потребуется ввести в окне для подключения обсуждений. После этого нажать на кнопку Зарегистрироваться.

В результате успешного подключения будет выведено окно.

Настройки самого сервиса обсуждений можно открыть через меню Обсуждения, видеозвонки, показ экрана – Настройки.

После нажатия на Настройки выйдет следующее окно с настройками обсуждений:

Основные настройки системы взаимодействия:

• доступны два варианта горячих клавиш для отправки сообщений: клавиша Enter или сочетание клавиш Ctrl + Enter;

• доступны варианты пометки прочитанных сообщений;

• доступны параметры видео и звука – применяются при видеозвонках;

• доступны настройки звука при получении уведомлений (возможность настроить звуковые уведомления отдельно для сообщений и видеозвонков);

• доступны настройки возможности получать оповещения, даже если программа закрыта (потребуется дополнительно установить программу 1С:Предприятие – оповещения и запуск).

Настройки звука и видео, используемые для видеозвонков, позволяют выбрать камеру, микрофон и динамики.

Рассмотрим основные возможности системы взаимодействия подробнее.

1. Обсуждения в чате

Обсуждения в чате позволяют быстро решать организационные задачи. После подключения системы взаимодействия в окне программы появляется страница Обсуждения.

Создать новое обсуждение можно по кнопке на странице обсуждений.

В открывшемся окне укажите тему и выберите участников, после нажмите Подобрать и закрыть.

В окне нового обсуждения будет видна тема и список участников, после необходимо нажать кнопку Ок.

В обсуждениях появляется отдельный чат, в котором можно отправлять сообщения выбранным участникам. Для отправки сообщения используется кнопка Отправить.

В сервисе обсуждений есть возможность отправлять сообщения конкретным пользователям в чате. Такие сообщения будут видны всем участникам обсуждения, но те пользователи, кому сообщения не адресованы, при желании смогут отключить уведомления о них. Чтобы отправить сообщение конкретному участнику, заполните поле Кого оповестить.

Если требуется прикрепить вложение к сообщению, используем значок Прикрепить файл и загружаем нужный файл.

После отправки сообщения у других участников чата высветится предупреждение на главной панели программы в разделе Оповещения. Нажатием на значок Оповещения можно открыть список оповещений.

Для быстрого ответа конкретному пользователю в чате можно использовать кнопку Ответить. В этом случае получатель будет выбран автоматически.

Сообщение можно скопировать, процитировать или получить ссылку на него на сервере. Для собственных сообщений доступны также возможности редактирования и удаления. Чтобы выполнить любое из этих действий, выберите нужное сообщение и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню.

2. Обсуждения в привязке к документам и справочникам

Система взаимодействия позволяет не только решать организационные вопросы в общих чатах, но и вести обсуждения в привязке к конкретному объекту 1С: документу или справочнику, что позволяет решать оперативные задачи по конкретным ситуациям.

Например, вовремя исправить ошибки в документах или обсудить нюансы отражения конкретной учетной ситуации.

После подключения системы взаимодействия на форме документов и элементов справочников появляется кнопка Обсуждение. При ее нажатии открывается окно отправки сообщения.

Ввод и отправка сообщений для обсуждений в документах и справочниках аналогичны работе с Обсуждениями в чатах.

В форме обсуждений, привязанных к объектам 1С, можно:

• выполнять текстовый поиск сообщений по кнопке Поиск по обсуждению;

• начать видеозвонок – кнопка Видеозвонок;

• выбрать порядок уведомления о новых сообщениях, вызвав дополнительное меню по кнопке Еще.

Пользователь, которому адресовано сообщение, получает новое уведомление в разделе оповещений. В списке оповещений содержится ссылка для перехода напрямую к документу либо справочнику, для которого было создано обсуждение.

Настройка напоминания о дате рождения сотрудников

Кнопка Напоминание расположена напротив даты рождения сотрудника и будет доступна, если установлен флажок Напоминания в разделе Администрирование – Органайзер – раздел Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений.

В карточке сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники) можно установить напоминание о дне рождения сотрудника.

Нажмите на кнопку Напоминание. В форме установите флажок Напоминать мне за и укажите, за сколько дней до события должно сработать напоминание. По умолчанию напоминание устанавливается за 5 дней до дня рождения. После нажмите кнопку Ок.

Также напоминание о дне рождения можно установить сразу для нескольких сотрудников. Выделите в списке необходимых сотрудников и нажмите на кнопку Органайзер – Напоминать о дне рождения.

После выйдет окно для создания напоминания, где необходимо установить флажок Напоминать мне за и укажите за сколько дней до события должно сработать напоминание.

Напоминание будет выглядеть следующим образом:

В окне Напоминания можно его прекратить или отложить на определенное время.

Настройка моих напоминаний

Напоминания предназначены для работы со всеми напоминаниями, действующими в программе на текущий момент. При этом каждый пользователь видит только свои напоминания.

Для настройки работы с напоминаниями необходимо в разделе Администрирование – Органайзер включить возможность создавать напоминания, установив флажок Напоминания.

После включения возможности использования напоминаний в справочниках программы появится кнопка Напомнить. Для справочника необходимо установить время напоминания.

В документах программы появится возможность включения функции напоминания. Например, для приема на условиях срочного трудового договора можно установить напоминание об окончании действия контракта, выбрав Напомнить – Относительно предмета – Дата завершения договора и установив время напоминания.

Для различных начислений (разовых начислений, премий, отпусков, и т.д.) установлена возможность напоминания периодически по расписанию. Для установки расписания напоминаний в настройке в журнале документов необходимо установить Напомнить – Периодически и выбрать нужное расписание.

Просмотреть и отредактировать весь список установленных напоминаний можно в разделе Главное – Мои напоминания.

В списке выводится:

Срок напоминания – время срабатывания напоминания;

Описание – текст напоминания;

Время события – время, на которое было назначено напоминание в момент его создания, или время в предмете напоминания, если Срок напоминания относительный;

Источник – ссылка на объект программы, с которым это напоминание связано. Для того, чтобы просмотреть объект программы, перейдите по ссылке.

Чтобы просмотреть или отредактировать напоминание, выделите нужную строку в списке, нажмите Изменить.

Чтобы удалить напоминание, выделите нужную строку в списке, нажмите Удалить.

Можно ввести напоминание по поводу персонального события или дела, не связанного ни с каким конкретным объектом программы. Нажмите Создать, заполните необходимые поля. В колонке Источник у таких напоминаний в списке указано Не задан.

Напоминания появляются в всплывающем окне на текущей странице в соответствии с установленными настройками по дате и времени.

Настройка задач исполнителя

Данный подраздел предназначен для просмотра и формирования перечня задач. Чтобы открыть раздел, необходимо перейти по ссылке Задания в главном окне раздела.

В списке выводится:

• – важность, принимает значения Обычная (по умолчанию), Низкая, Высокая. Для того чтобы выделить бизнес-процесс из списка, или наоборот, указать, что выполнение этого бизнес-процесса может быть отложено, выбираются соответствующие значения этого поля.

• Номер – номер проставляется программой автоматически, рядом с номером проставляется один из значков, обозначающий состояние бизнес-процесса Задание.

• Дата – дата и время создания бизнес-процесса Задание.

• Задание – полное наименование.

• Срок исполнения – дата и время, к которому Задание должно быть выполнено.

• Завершено – дата и время выполнения.

Можно устанавливать отборы.

• Программа автоматически отбирает задания по полю Автор для текущего пользователя. Можно отобрать задания по любому Автору, для этого выберите его из списка пользователей.

• Для отбора по полю Исполнитель также можно выбрать нужного исполнителя из списка пользователей, в случае ролевой адресации становится доступным список исполнителей роли.

Можно установить флаг для просмотра всех заданий. Для этого установите соответствующие флаги для того, чтобы показывать завершенные и остановленные задания.

С помощью кнопки можно Остановить начатое задание.

С помощью кнопки Продолжить в любой момент можно возобновить выполнение остановленного задания.

Для ввода нового задания, необходимо нажать Создать и заполнить необходимые поля.

После заполнения указанных полей, необходимо нажать на кнопку Стартовать и закрыть.

Чтобы посмотреть список задач текущего пользователя, необходимо, в разделе Главное перейти в подраздел Мои задачи.

В списке выводится:

•   – важность, принимает значения Обычная (по умолчанию), Низкая, Высокая.

• Номер – присваивается программой автоматически. Выполненные задачи помечаются значком .

• Задача – полное наименование задачи.

• Дата начала выполнения задачи, проставляется исполнителем. Если не заполнена, автоматически проставляется текущая дата. Заполнить поле можно, если в разделе Администрирование – Органайзер установлен флажок Дата начала задач.

• Срок – дата и время, к которому Задание должно быть выполнено. Время в сроках исполнения и других датах появляется, если в разделе Администрирование – Органайзер установлен флажок Дата и время в сроках задач.

• Записана – дата и время ввода задачи.

Непринятые к исполнению задачи выделяются жирным шрифтом. Красным цветом выделяются просроченные задачи.

Если задач много, то для удобства работы с ними список можно с помощью соответствующей кнопки Сгруппировать по:

• срок;

• важность;

• точка маршрута;

• автор;

• предмет;

• для отмены группировки нажмите – Без группировки.

Для начала работы задачи необходимо нажать кнопку – К исполнению.

Если необходимо отправить другому исполнителю, нажмите кнопку Перенаправить, далее заполнить данные о другом исполнителе.

Также можно Создать на основании этой задачи новый бизнес-процесс, пример Задание.

Чтобы не забыть выполнить задание, можно ввести Напоминание, текст которого будет выведен в указанное время.

Чтобы отказаться от исполнения ранее принятой задачи, необходимо воспользоваться командой контекстного меню по правой кнопке мыши или меню Еще – Отменить принятие к исполнению.

Чтобы выполнить задание, воспользуйтесь командой контекстного меню правой кнопке мыши или меню Еще – Выполнено, чтобы отметить задачу, как выполненную.

В данной статье были рассмотрены основные возможности взаимодействия между сотрудниками в программах 1С на примере 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения. Если остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам за помощью.