Создание шаблона заявления Перенос отпуска

Сервис 1С:Кабинет сотрудника представляет собой онлайн-сервис для упрощения взаимодействия между сотрудниками организации и отделов по работе с персоналом, а также позволяет быстро перейти с бумажного документооборота на кадровый электронный документооборот.

Сервис полезен для сотрудников, так как позволяет им:

• видеть данные о зарплате, подтверждать получение расчетных листков;

• подавать заявление на отпуск и контролировать остаток отпускных дней;

• отправлять заявление об отсутствии на работе по личным и другим причинам;

• сообщать отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении;

• заказывать различные справки (2-НДФЛ, с места работы, об использованных отпусках и др.).

1С:Кабинет сотрудника полезен и руководителям, так как с помощью сервиса руководители могут оперативно получать информацию по делам подчиненных, утверждать заявки и пр. В сервисе есть функционал напоминаний, который вовремя сообщит работнику о согласовании заявления на отпуск, готовности расчетного листка или заказанной справки. А руководителя личный кабинет уведомит о необходимости согласовать то или иное заявление подчиненного.

В типовом варианте сервиса 1С:Кабинет сотрудника не реализована возможность создания сотрудником заявления о переносе отпуска. Однако такие заявления бывают необходимы, и этот функционал можно достаточно просто реализовать через создание шаблона заявления.

Рассмотрим создание шаблона документа в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. С версии 1С:Кабинет сотрудника 7.1. и 1С:ЗУП 3.1.2.84 появилась возможность создавать свои шаблоны заявлений.

Для этого необходимо в 1С:ЗУП зайти в раздел Настройки и в разделе Справочники найти пункт Шаблоны документов.

В данном разделе содержатся доступные для изменения шаблоны заявлений сервиса. Также можно добавить свой шаблон заявления, нажав на кнопку Создать.

После нажатия кнопки Создать появится карточка нового шаблона с предзаполненными данными.

В карточке необходимо ввести наименование заявления. В нашем случае укажем «Перенос отпуска на конкретную дату». Под этим наименованием заявление будет отображаться в списке заявлений, доступных для подачи из сервиса 1С:Кабинет сотрудника.

После того, как будет введено название документа, можно будет изменить сам шаблон, нажав кнопку Изменить.

После нажатия кнопки Изменить появится окно для редактирования данных. Рассмотрим, что содержит это окно:

1. Форма заявления, в которую будем вносить изменения.

2. Справочники готовых данных, которые можно подставить в текст заявления, не заставляя сотрудника их вводить. Например, «ДанныеСотрудникаОрганизацииДолжностьРуководителя» – автоматически подставит должность руководителя организации – «директор».

3. Список используемых в тексте заявления значений, которые будут подставляться автоматически.

В пункте 2 обратите внимание на кнопку Добавить. Эта кнопка позволяет создать поле для ввода значения, которое должен будет ввести сотрудник при подаче заявления.

При создании поля ввода необходимо заполнить следующие реквизиты:

- Заголовок – наименование поля ввода, которое увидит сотрудник в сервисе.

- Имя – имя данного значения, которое необходимо будет установить в нужное место в тексте заявления – это поле заполняется автоматически.

- Тип значения – выбирается из списка:

• Строка (150) – сотрудник при заполнении этого поля сможет ввести строку, содержащую не более 150 символов;

• Текст – при заполнении поля сотрудник может написать любой текст;

• И т.д., остальные значения интуитивно понятны, отдельно раскрывать их не будем.

Теперь создадим шаблон заявления для переноса отпуска на конкретную дату в программе 1С:ЗУП. Шаблон заявления должен выглядеть следующим образом:

В 1С:ЗУП в окне для редактирования данных шаблона сначала заполним шапку документа.

В шапке документа заполняются следующие данные: должность руководителя, ФИО руководителя, должность сотрудника и ФИО сотрудника. Все данные заполняются автоматически через подстановку в бланк доступных полей в программе.

Далее заполним тест заявления. В шаблоне заявления пропишем текст и создадим дополнительные значения, которые необходимо будет заполнить сотруднику:

1. Год, на который составлен график отпусков. Для этого через доступные поля, по кнопке Добавить, введем новый реквизит документа. Установим ему понятный заголовок, который будет отображать суть, что необходимо указать при составлении заявления сотрудником – «Укажите год графика отпуска». Выберем тип значения – «число (целое)». Имя дополнительного поля установится автоматически.

2. Количество дней отпуска. Для этого аналогичным образом через доступные поля добавим еще один реквизит. Устанавливаем понятный для пользователя заголовок – «Укажите количество дней отпуска». Тип значения – строка. Тип значения оставляем такой, чтобы при выборе сотрудником количества дней указанное в заявление слово «день» было в корректной форме. В заявлении пользователь будет самостоятельно заполнять в данной строке количество с верной формой слова «день» – 1 день, 2 дня и т.д. Имя дополнительного поля установится автоматически.

3. Дата начала отпуска по графику. Установим понятный пользователю заголовок – «Укажите дату начала по графику». Тип значения – дата.

4. Новая дату начала отпуска. Установим понятный заголовок пользователю – «Укажите новую дату начала отпуска». Тип значения – дата.

Теперь в тексте заявления необходимо последовательно ввести вручную текст заявления и верно расставить добавленные нами дополнительные поля.

Данный текст будет выглядеть следующим образом:

На рисунке выделены значения, которые добавлены для этого заявления, весь остальной текст написан вручную.

В шаблоне подпись составившего заявление сотрудника и дата, когда было составлено заявление, заполняются автоматически.

После того, как все данные в шаблоне готовы, нажмем на кнопку Записать и закрыть и увидим готовый шаблон нашего заявления:

Обратите внимание на поле Требуется согласование. Если заявление должно быть согласовано перед тем, как оно попадёт в отдел кадров, необходимо установить галочку напротив этого поля.

Еще раз нажмем Записать и закрыть.

Наше заявление появилось в списке шаблонов:

Далее выполняем обмен с сервисом: Кадры – 1С:Кабинет сотрудника – Состояние обмена с сервисом – Выполнить обмен.

После выполнения обмена с сервисом добавленное заявление появится у сотрудников в личном кабинете в разделе Документы – Мои документы – Новый документ.

Теперь сотрудники могут создавать в сервисе заявления на перенос отпуска. Рассмотрим процесс заполнения заявления сотрудником.

Создадим заявление на перенос отпуска на конкретную дату. В заявлении необходимо указать только те реквизиты, которые создали для данного шаблона, а именно: год графика отпуска, количество дней, дата начала по графику и новая дата начала отпуска. После заполнения указанных полей, необходимо нажать на кнопку Заказать.

При необходимости сотрудник может заполнить комментарий и приложить дополнительные документы.

Готовое заявление будет выглядеть следующим образом:

В программе необходимо установить ответственного, который будет обрабатывать эти обращения и создавать задачи для сотрудников кадрового подразделения. Для этого открываем: Кадры – Сервис 1С:Кабинет сотрудника – Настроить правила обработки заявок сотрудников, пункт Обращения сотрудников.

Все обращения по дополнительным шаблонам, которые вы создадите, будут приходить этому ответственному (ответственным) в виде задач.

В статье мы рассмотрели пример добавления шаблона документа для переноса отпуска на конкретную дату. Таким образом, с помощью произвольных шаблонов документов, можно создать шаблон заявления для любой ситуации.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника можно самостоятельно настроить с учетом особенностей любой организации. Если вам необходима помощь по настройке сервиса, то обращайтесь к нашим специалистам.